Modèle de rapport d’incident (modèle gratuit)

Lorsqu’un incident survient – écart de caisse, vol ou réclamation – les premières heures sont cruciales. Un rapport rédigé immédiatement, avec l’heure exacte et la référence à l’enregistrement, vous fera gagner du temps plus tard, auprès de la police, de l’assureur ou lors d’un échange avec un employé.

Ce doit contenir un bon rapport

• La date, l’heure et le lieu précis (site, caisse, pièce).
• Ce qui s’est passé, décrit brièvement et objectivement, sans supposition.
• Qui a été impliqué et qui a constaté l’incident.
• Quelles preuves existent : extrait vidéo (avec heure de début et de fin), ticket, rapport de caisse.
• Quelles mesures immédiates ont été prises.
• Qui a rédigé le rapport et quand.

Le modèle

Copiez le modèle ci-dessous et complétez-le pour chaque incident. Vous pouvez le conserver en interne, avec l’enregistrement sauvegardé.

RAPPORT D’INCIDENT n° ____

Lieu : ______________________   Caisse / zone : __________
Date : ____/____/______   Heure de début : ____:____   Heure de fin : ____:____

Type d’incident (cochez) :
[ ] Écart de caisse       [ ] Produit remis sans ticket     [ ] Annulation suspecte
[ ] Vol client           [ ] Vol employé                   [ ] Réclamation / dommage
[ ] Autre : ____________________

Description (faits, sans supposition) :
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Personnes impliquées (nom / fonction) :
______________________________________________________________
Témoins :
______________________________________________________________

Preuves :
- Extrait vidéo : caméra ______, de ____:____ à ____:____
- Ticket / transaction n° : __________   Montant : ________ €
- Autres documents : ______________________

Mesures prises immédiatement :
______________________________________________________________

L’enregistrement a-t-il été sauvegardé séparément ? [ ] Oui  [ ] Non   Où : __________
L’incident a-t-il été signalé à : [ ] Manager  [ ] Police  [ ] Assureur

Rédigé par : ____________________   Fonction : ______________
Date et heure de rédaction : ____/____/______  ____:____   Signature : ________

Quelques règles d’utilisation

• Rédigez le rapport le plus vite possible, tant que les détails sont frais.
• Notez les faits, pas des conclusions : « le tiroir est resté ouvert 40 secondes sans ticket », pas « il a volé ».
• Sauvegardez immédiatement l’extrait vidéo concerné, avant qu’il ne soit écrasé par l’enregistreur.
• Conservez le rapport et la vidéo uniquement le temps nécessaire et limitez l’accès.

Si vous utilisez la vérification automatique, une grande partie du rapport se remplit toute seule : heure, caisse, ticket et extrait vidéo sont issus directement de l’alerte. Il ne vous reste qu’à ajouter le contexte et la décision.

Voir aussi : Retail et supermarchés · Fast-food · Calculateur de pertes