Modelo de informe de incidente (plantilla gratuita)

Cuando ocurre algo, ya sea una diferencia en caja, un robo o una reclamación, las primeras horas son clave. Un informe escrito en el momento, con la hora exacta y referencia a la grabación, te ahorra tiempo después, ya sea ante la Policía, la aseguradora o en una conversación con el empleado.

Qué debe incluir un buen informe

• Fecha, hora y lugar exactos (localización, caja, sala).
• Qué ha sucedido, descrito de forma breve y objetiva, sin suposiciones.
• Quiénes estuvieron implicados y quién fue testigo del incidente.
• Qué pruebas existen: vídeo (con hora de inicio y fin), ticket, informe de caja.
• Qué medidas se tomaron de inmediato.
• Quién completó el informe y cuándo.

Plantilla

Copia el modelo de abajo y complétalo para cada incidente. Puedes guardarlo como documento interno, junto con la grabación correspondiente.

INFORME DE INCIDENTE nº ____

Localización: ______________________   Caja / zona: __________
Fecha: ____/____/______   Hora de inicio: ____:____   Hora de finalización: ____:____

Tipo de incidente (marca lo que corresponda):
[ ] Diferencia en caja       [ ] Producto entregado sin ticket     [ ] Anulación sospechosa
[ ] Robo cliente             [ ] Robo empleado                    [ ] Reclamación / daño
[ ] Otro: ____________________

Descripción (hechos, sin suposiciones):
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Personas implicadas (nombre / puesto):
______________________________________________________________
Testigos:
______________________________________________________________

Pruebas:
- Vídeo: cámara ______, de ____:____ a ____:____
- Ticket / transacción nº: __________   Importe: ________ €
- Otros documentos: ______________________

Medidas tomadas de inmediato:
______________________________________________________________

¿La grabación se ha guardado por separado? [ ] Sí  [ ] No   ¿Dónde?: __________
El incidente se ha comunicado a: [ ] Manager  [ ] Policía  [ ] Aseguradora

Completado por: ____________________   Puesto: ______________
Fecha y hora de cumplimentación: ____/____/______  ____:____   Firma: ________

Algunas reglas de uso

• Rellena el informe lo antes posible, mientras los detalles estén frescos.
• Describe hechos, no conclusiones: “el cajón estuvo abierto 40 segundos sin ticket”, no “robó”.
• Guarda el vídeo relevante de inmediato, antes de que el grabador lo sobrescriba.
• Conserva el informe y el vídeo solo el tiempo necesario y limita el acceso a ellos.

Si usas la verificación automática, gran parte del informe se completa sola: hora, caja, ticket y vídeo llegan directamente desde la alerta. Solo añades el contexto y la decisión.

Ver también: Retail y supermercados · Fast-food · Calculadora de pérdidas