Als er iets gebeurt – een kassaverschil, diefstal of klacht – zijn de eerste uren cruciaal. Een direct opgesteld rapport, met exacte tijd en verwijzing naar de opname, bespaart je later tijd bij de politie, verzekeraar of in gesprek met een medewerker.
Wat hoort er in een goed rapport
- Datum, tijd en exacte locatie (vestiging, kassa, ruimte).
- Wat er is gebeurd, kort en feitelijk beschreven, zonder aannames.
- Wie erbij betrokken was en wie het incident heeft waargenomen.
- Welke bewijzen er zijn: videofragment (met begin- en eindtijd), bon, kassarapport.
- Welke directe maatregelen zijn genomen.
- Wie het rapport heeft ingevuld en wanneer.
Het sjabloon
Kopieer het onderstaande model en vul het in bij elk incident. Je kunt het als intern document bewaren, samen met de opgeslagen opname.
Incidentrapport
INCIDENTRAPPORT nr. ____ Locatie: ______________________ Kassa / zone: __________ Datum: ____/____/______ Starttijd: ____:____ Eindtijd: ____:____ Type incident (aankruisen): [ ] Kassaverschil [ ] Product afgegeven zonder bon [ ] Verdachte annulering [ ] Diefstal klant [ ] Diefstal medewerker [ ] Klacht / schade [ ] Anders: ____________________ Beschrijving (feiten, geen aannames): ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Betrokken personen (naam / functie): ______________________________________________________________ Getuigen: ______________________________________________________________ Bewijs: - Videofragment: camera ______, van ____:____ tot ____:____ - Bon / transactie nr.: __________ Waarde: ________ € - Overige documenten: ______________________ Direct genomen maatregelen: ______________________________________________________________ Is de opname apart opgeslagen? [ ] Ja [ ] Nee Waar: __________ Incident gemeld aan: [ ] Manager [ ] Politie [ ] Verzekeraar Ingevuld door: ____________________ Functie: ______________ Datum en tijd invullen: ____/____/______ ____:____ Handtekening: ________
Enkele gebruiksregels
- Vul het rapport zo snel mogelijk in, zolang de details nog vers zijn.
- Noteer feiten, geen conclusies: "de kassalade stond 40 seconden open zonder bon", niet "heeft gestolen".
- Sla het relevante videofragment direct op, voordat het wordt overschreven.
- Bewaar rapport en video alleen zolang als nodig is en beperk de toegang.
Gebruik je automatische controle, dan wordt een groot deel van het rapport automatisch ingevuld: tijd, kassa, bon en video komen direct uit de alert. Jij voegt alleen context en besluit toe.
Zie ook: Retail en supermarkten · Fastfood · Verliescalculator
Wil je het echte cijfer van jouw bedrijf weten?
Vraag een demonstratie aan
