De recorder verwijdert automatisch oude beelden, maar dat betekent niet dat je een bewaarbeleid hebt. Het beleid bepaalt duidelijk hoe lang beelden bewaard blijven, wie ze mag bekijken en wat er gebeurt met fragmenten die zijn opgeslagen vanwege een incident.
Basisregel: maximaal 30 dagen
Voor cameratoezicht op de werkvloer geldt volgens de nationale privacy- en arbeidsregels dat de bewaartermijn in verhouding moet staan tot het doel, maar nooit langer mag zijn dan 30 dagen, behalve in wettelijk bepaalde of gegronde gevallen.
Wat betekent 'gegronde reden'
Bijvoorbeeld een incident waarvoor je aangifte hebt gedaan bij de politie, een schadeclaim of een arbeidsconflict. Het relevante fragment mag worden bewaard zolang de procedure loopt, mits je de reden en de verantwoordelijke persoon noteert.
Voorbeeldbeleid
BELEID VOOR HET BEWAREN VAN VIDEO-OPNAMEN [Bedrijfsnaam], [locatie] 1. Doel Video-opnamen worden gebruikt voor het voorkomen van verliezen, bescherming van eigendommen en de veiligheid van personen. 2. Bewaartermijn Opnamen worden maximaal 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. 3. Uitzonderingen Beelden met betrekking tot een incident (diefstal, kasverschil, klacht, ongeval) mogen apart worden opgeslagen, met goedkeuring van [functie], zolang de procedure loopt (aangifte, schadeafhandeling, disciplinair onderzoek). Voor elk opgeslagen fragment wordt genoteerd: datum, reden, verantwoordelijke en bewaartermijn. 4. Toegang Alleen [functies / personen] hebben toegang tot de opnamen. Elke toegang wordt geregistreerd in het toegangsregister. 5. Verstrekking aan derden Opnamen worden alleen verstrekt aan bevoegde instanties (politie, rechtbank) of de verzekeraar, op schriftelijk verzoek, en dit wordt geregistreerd. 6. Verwijdering Na afloop van de termijn worden opgeslagen fragmenten verwijderd en dit wordt genoteerd in het register. 7. Verantwoordelijke Verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid: [naam, functie, contact]. Datum goedkeuring: ____/____/______ Goedgekeurd door: ____________________
Praktische toepassing
- Stel je recorder zo in dat beelden ouder dan 30 dagen automatisch worden overschreven.
- Houd een eenvoudig register bij van opgeslagen fragmenten en toegangen.
- Controleer maandelijks de opgeslagen fragmenten en verwijder wat niet meer nodig is.
Het bewaarbeleid is onderdeel van de documenten die we bij de start van onze samenwerking opstellen, samen met de medewerkersinformatie en DPIA. Zie ook de GDPR-checklist.
Het voorbeeldbeleid is een richtlijn en moet worden aangepast aan jouw bedrijfssituatie. Dit is geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Mag ik alle opnamen langer dan 30 dagen bewaren, voor de zekerheid?
Nee. Algemene opslag langer dan 30 dagen is niet toegestaan voor cameratoezicht op de werkvloer. Alleen beelden van concrete incidenten mogen langer worden bewaard, met schriftelijke motivatie.
Moet ik noteren wie de beelden bekijkt?
Dat is een goede praktijk en helpt je aan te tonen dat de toegang gecontroleerd is, zoals vereist door het verantwoordingsbeginsel van de GDPR.
Zie ook: Apotheken · Retail en supermarkten · Verliescalculator
Wil je het echte cijfer van jouw bedrijf weten?
Vraag een demonstratie aan
