Ο καταγραφέας διαγράφει αυτόματα τα παλιά βίντεο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι υπάρχει πολιτική διατήρησης. Η πολιτική ορίζει ξεκάθαρα για πόσο διατηρούνται τα βίντεο, ποιος έχει πρόσβαση και τι γίνεται με τα αποθηκευμένα αποσπάσματα που σχετίζονται με κάποιο περιστατικό.
Βασικός κανόνας: έως 30 ημέρες
Για τη βιντεοεπιτήρηση στον χώρο εργασίας, οι εθνικοί κανόνες προστασίας δεδομένων ορίζουν ότι η διάρκεια διατήρησης πρέπει να είναι ανάλογη με τον σκοπό, αλλά όχι μεγαλύτερη από 30 ημέρες, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά από τη νομοθεσία ή σε τεκμηριωμένες εξαιρέσεις.
Τι σημαίνει «τεκμηριωμένη εξαίρεση»
Για παράδειγμα, ένα περιστατικό για το οποίο έχεις καταθέσει καταγγελία στην Αστυνομία, απαίτηση αποζημίωσης ή διαφωνία με εργαζόμενο. Το σχετικό βίντεο μπορεί να διατηρηθεί όσο διαρκεί η διαδικασία, αλλά πρέπει να καταγράφεται ο λόγος και το άτομο που το ενέκρινε.
Υπόδειγμα
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΒΙΝΤΕΟΣΚΟΠΗΣΕΩΝ [Όνομα εταιρείας], [τοποθεσία] 1. Σκοπός Οι βιντεοσκοπήσεις χρησιμοποιούνται για την πρόληψη απωλειών, την προστασία περιουσίας και την ασφάλεια των ατόμων. 2. Διάρκεια διατήρησης Οι βιντεοσκοπήσεις διατηρούνται έως 30 ημέρες και διαγράφονται αυτόματα μετά το πέρας αυτού του διαστήματος. 3. Εξαιρέσεις Αποσπάσματα που σχετίζονται με περιστατικό (κλοπή, έλλειμμα ταμείου, καταγγελία, ατύχημα) μπορούν να αποθηκευτούν ξεχωριστά, με έγκριση [θέση], για όσο διαρκεί η διαδικασία (καταγγελία, φάκελος αποζημίωσης, πειθαρχικός έλεγχος). Για κάθε αποθηκευμένο απόσπασμα καταγράφονται: ημερομηνία, λόγος, άτομο που ενέκρινε και ημερομηνία διαγραφής. 4. Πρόσβαση Πρόσβαση στα βίντεο έχουν μόνο: [θέσεις / άτομα]. Κάθε πρόσβαση καταγράφεται σε ειδικό αρχείο. 5. Διαβίβαση σε τρίτους Τα βίντεο διαβιβάζονται μόνο σε αρχές (Αστυνομία, δικαστήριο) ή ασφαλιστική εταιρεία, κατόπιν γραπτής αίτησης, και καταγράφονται στο αρχείο. 6. Διαγραφή Μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης, τα αποθηκευμένα αποσπάσματα διαγράφονται και η διαγραφή καταγράφεται στο αρχείο. 7. Υπεύθυνος Υπεύθυνος για την εφαρμογή της πολιτικής: [όνομα, θέση, στοιχεία επικοινωνίας]. Ημερομηνία έγκρισης: ____/____/______ Εγκρίθηκε από: ____________________
Εφαρμογή στην πράξη
- Ρύθμισε τον καταγραφέα να διαγράφει αυτόματα τα βίντεο που είναι παλαιότερα των 30 ημερών.
- Κράτησε ένα απλό αρχείο για τα αποθηκευμένα αποσπάσματα και τις προσβάσεις.
- Έλεγχε κάθε μήνα τα αποθηκευμένα αποσπάσματα και διέγραψε όσα δεν χρειάζονται πλέον.
Η πολιτική διατήρησης αποτελεί μέρος των εγγράφων που ετοιμάζουμε κατά την έναρξη της συνεργασίας, μαζί με την ενημέρωση προσωπικού και το DPIA. Δες επίσης το GDPR checklist.
Το υπόδειγμα είναι ενδεικτικό και πρέπει να προσαρμοστεί στις ανάγκες της επιχείρησής σου. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να διατηρώ όλα τα βίντεο για πάνω από 30 ημέρες για λόγους ασφάλειας;
Όχι. Η γενική διατήρηση πέραν των 30 ημερών δεν επιτρέπεται για βιντεοεπιτήρηση στον χώρο εργασίας. Μόνο αποσπάσματα που σχετίζονται με συγκεκριμένα περιστατικά μπορούν να διατηρηθούν περισσότερο, με τεκμηριωμένο λόγο.
Πρέπει να καταγράφω ποιος βλέπει τα βίντεο;
Είναι καλή πρακτική και σε βοηθά να αποδείξεις ότι ο έλεγχος πρόσβασης είναι αποτελεσματικός, όπως απαιτεί η αρχή της λογοδοσίας του GDPR.
Δες επίσης: Φαρμακεία · Λιανική & σούπερ μάρκετ · Υπολογιστής απωλειών
Θέλεις να μάθεις τον πραγματικό αριθμό για την επιχείρησή σου;
Ζήτησε επίδειξη
