Polityka przechowywania nagrań wideo: wzór i zasady

Rejestrator automatycznie usuwa stare nagrania, ale to nie oznacza, że masz politykę przechowywania. Polityka jasno określa, jak długo przechowywane są nagrania, kto może je oglądać i co dzieje się z klipami zapisanymi w związku z incydentem.

Podstawowa zasada: maksymalnie 30 dni

W przypadku monitoringu wizyjnego w miejscu pracy, krajowe przepisy dotyczące zatrudnienia i ochrony danych wymagają, by czas przechowywania był proporcjonalny do celu, ale nie dłuższy niż 30 dni, chyba że prawo stanowi inaczej lub istnieje uzasadniony przypadek.

Co oznacza „uzasadniony przypadek”

Na przykład incydent zgłoszony na policję, roszczenie o odszkodowanie lub spór z pracownikiem. Taki klip można przechowywać przez czas trwania postępowania, ale należy odnotować powód i osobę podejmującą decyzję.

Wzór

POLITYKA PRZECHOWYWANIA NAGRAŃ WIDEO
[Nazwa firmy], [lokalizacja]

1. Cel
Nagrania wideo wykorzystywane są do zapobiegania stratom, ochrony mienia i zapewnienia bezpieczeństwa osób.

2. Okres przechowywania
Nagrania przechowywane są maksymalnie 30 dni i po tym czasie usuwane automatycznie.

3. Wyjątki
Klipy związane z incydentem (kradzież, niedobór w kasie, reklamacja, wypadek) mogą być zapisane oddzielnie, za zgodą [stanowisko], na czas trwania postępowania (zgłoszenie, sprawa odszkodowawcza, postępowanie dyscyplinarne). Dla każdego zapisanego klipu należy odnotować: datę, powód, osobę zatwierdzającą i datę usunięcia.

4. Dostęp
Dostęp do nagrań mają wyłącznie: [stanowiska / osoby]. Każdy dostęp jest rejestrowany w dzienniku dostępu.

5. Udostępnianie osobom trzecim
Nagrania przekazywane są wyłącznie organom (policja, sąd) lub ubezpieczycielowi na pisemny wniosek i odnotowywane w rejestrze.

6. Usuwanie
Po upływie terminu zapisane klipy są usuwane, a usunięcie odnotowywane w rejestrze.

7. Odpowiedzialny
Osoba odpowiedzialna za realizację polityki: [imię, stanowisko, kontakt].

Data zatwierdzenia: ____/____/______   Zatwierdził: ____________________

Jak stosować na co dzień

• Ustaw rejestrator tak, by automatycznie nadpisywał nagrania starsze niż 30 dni.
• Prowadź prosty rejestr zapisanych klipów i dostępu do nagrań.
• Raz w miesiącu przeglądaj zapisane klipy i usuwaj te, które nie są już potrzebne.

Polityka przechowywania to jeden z dokumentów, które przygotowujemy na początku współpracy, razem z informacją dla pracowników i DPIA. Zobacz też checklistę GDPR.

Wzór ma charakter orientacyjny i należy go dostosować do sytuacji Twojej firmy. Nie stanowi porady prawnej.

Zobacz także: Apteki · Handel i supermarkety · Kalkulator strat