Optageren sletter automatisk gamle optagelser, men det er ikke det samme som at have en opbevaringspolitik. Politikken fastlægger tydeligt, hvor længe optagelser gemmes, hvem der må se dem, og hvad der sker med klip, der gemmes i forbindelse med en hændelse.
Hovedregel: maks. 30 dage
Ved videoovervågning på arbejdspladsen fastsætter de nationale regler for ansættelse og databeskyttelse, at opbevaringsperioden skal være proportional med formålet og må ikke overstige 30 dage, medmindre loven udtrykkeligt tillader det, eller der foreligger et særligt begrundet tilfælde.
Hvad betyder “særligt begrundet tilfælde”?
For eksempel en hændelse, hvor du har indgivet en politianmeldelse, et erstatningskrav eller en tvist med en medarbejder. Det relevante klip kan gemmes, så længe sagen behandles, men årsagen og den ansvarlige skal noteres.
Skabelonen
POLITIK FOR OPBEVARING AF VIDEOOPTAGELSER [Firmanavn], [lokation] 1. Formål Videooptagelser bruges til at forebygge tab, beskytte værdier og sikre personer. 2. Opbevaringsperiode Optagelser gemmes i maksimalt 30 dage og slettes automatisk herefter. 3. Undtagelser Klip relateret til en hændelse (tyveri, kassedifference, klage, ulykke) kan gemmes særskilt med godkendelse fra [stilling] i den tid, sagen behandles (anmeldelse, skadesag, disciplinærsag). For hvert gemt klip noteres: dato, årsag, godkendt af og opbevaringsfrist. 4. Adgang Kun følgende har adgang til optagelser: [stillinger/personer]. Hver adgang registreres i adgangsloggen. 5. Videregivelse til tredjepart Optagelser videregives kun til myndigheder (politi, domstol) eller forsikringsselskab efter skriftlig anmodning og registreres i loggen. 6. Sletning Når opbevaringsperioden udløber, slettes gemte klip, og sletningen noteres i loggen. 7. Ansvarlig Ansvarlig for politikken: [navn, stilling, kontakt]. Godkendelsesdato: ____/____/______ Godkendt af: ____________________
Sådan gør du i praksis
- Indstil optageren til automatisk at overskrive optagelser, der er ældre end 30 dage.
- Før en simpel logbog over gemte klip og adgang til optagelser.
- Gennemgå de gemte klip hver måned og slet dem, der ikke længere er nødvendige.
Opbevaringspolitikken er en del af de dokumenter, vi udarbejder, når samarbejdet starter – sammen med medarbejderinformation og DPIA. Se også GDPR-tjeklisten.
Skabelonen er vejledende og skal tilpasses din virksomheds situation. Den udgør ikke juridisk rådgivning.
Ofte stillede spørgsmål
Må jeg gemme alle optagelser i mere end 30 dage for en sikkerheds skyld?
Nej. Generel opbevaring ud over 30 dage er ikke tilladt ved overvågning på arbejdspladsen. Kun klip relateret til konkrete hændelser må gemmes længere, og kun med skriftlig begrundelse.
Skal jeg notere, hvem der ser optagelserne?
Det er god praksis og hjælper dig med at dokumentere, at adgangen er kontrolleret – som krævet af GDPR’s ansvarlighedsprincip.
Se også: Apoteker · Detail og supermarkeder · Tabskalkulatoren
Vil du kende det reelle tal i din forretning?
Book en demo
