Når der sker noget – uanset om det er en kassedifference, et tyveri eller en klage – er de første timer afgørende. En rapport skrevet med det samme, med præcis tidspunkt og reference til optagelsen, sparer dig tid senere, hvad enten det er over for politiet, forsikringen eller i dialogen med medarbejderen.
Hvad skal en god rapport indeholde
- Dato, klokkeslæt og præcis placering (lokation, kasse, rum).
- En kort, objektiv beskrivelse af hændelsen – uden antagelser.
- Hvem var involveret, og hvem observerede hændelsen.
- Hvilke beviser findes: videoklip (med start- og sluttidspunkt), bon, kasseopgørelse.
- Hvilke tiltag blev straks taget.
- Hvem har udfyldt rapporten, og hvornår.
Skabelonen
Kopiér skabelonen nedenfor og udfyld den for hver hændelse. Du kan gemme den som et internt dokument sammen med den gemte optagelse.
Hændelsesrapport
HÆNDELSESRAPPORT nr. ____ Lokation: ______________________ Kasse / område: __________ Dato: ____/____/______ Starttidspunkt: ____:____ Sluttidspunkt: ____:____ Type af hændelse (sæt kryds): [ ] Kassedifference [ ] Vare udleveret uden bon [ ] Mistænkelig annullering [ ] Kundetyveri [ ] Medarbejdertyveri [ ] Klage / skade [ ] Andet: ____________________ Beskrivelse (fakta, ingen antagelser): ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Involverede personer (navn / funktion): ______________________________________________________________ Vidner: ______________________________________________________________ Beviser: - Videoklip: kamera ______, fra ____:____ til ____:____ - Bon / transaktionsnr.: __________ Beløb: ________ € - Andre dokumenter: ______________________ Straks iværksatte tiltag: ______________________________________________________________ Er optagelsen gemt separat? [ ] Ja [ ] Nej Hvor: __________ Hændelsen rapporteret til: [ ] Leder [ ] Politi [ ] Forsikring Udfyldt af: ____________________ Funktion: ______________ Dato og tidspunkt for udfyldelse: ____/____/______ ____:____ Underskrift: ________
Nogle brugbare regler
- Udfyld rapporten så hurtigt som muligt, mens detaljerne stadig er friske.
- Skriv fakta, ikke konklusioner: “skuffen var åben i 40 sekunder uden bon”, ikke “der blev stjålet”.
- Gem straks det relevante videoklip, før det bliver overskrevet.
- Opbevar rapport og videoklip kun så længe det er nødvendigt, og begræns adgangen.
Hvis du bruger automatisk kontrol, bliver store dele af rapporten udfyldt automatisk: tidspunkt, kasse, bon og videoklip kommer direkte fra alarmen. Du tilføjer blot kontekst og beslutning.
Se også: Detail og supermarkeder · Fastfood · Tabskalkulatoren
Vil du kende det reelle tal i din forretning?
Book en demo
