Modello di rapporto d’incidente (modello gratuito)

Quando succede qualcosa, che sia una differenza di cassa, un furto o un reclamo, le prime ore sono decisive. Un rapporto scritto subito, con l’ora esatta e il riferimento alla registrazione, ti fa risparmiare tempo più avanti, con la polizia, l’assicurazione o in una discussione con il dipendente.

Cosa deve includere un buon rapporto

• Data, ora e luogo precisi (sede, cassa, stanza).
• Descrizione breve e oggettiva dell’accaduto, senza supposizioni.
• Chi è stato coinvolto e chi ha assistito all’incidente.
• Quali prove ci sono: video (con ora di inizio e fine), scontrino, rapporto di cassa.
• Quali misure sono state prese subito.
• Chi ha compilato il rapporto e quando.

Il modello

Copia il modello qui sotto e compilalo per ogni incidente. Puoi conservarlo come documento interno, insieme alla registrazione salvata.

RAPPORTO DI INCIDENTE n. ____

Sede: ______________________   Cassa / area: __________
Data: ____/____/______   Ora inizio: ____:____   Ora fine: ____:____

Tipo di incidente (seleziona):
[ ] Differenza di cassa       [ ] Prodotto consegnato senza scontrino     [ ] Annullamento sospetto
[ ] Furto cliente             [ ] Furto dipendente                        [ ] Reclamo / danno
[ ] Altro: ____________________

Descrizione (fatti, senza supposizioni):
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Persone coinvolte (nome / ruolo):
______________________________________________________________
Testimoni:
______________________________________________________________

Prove:
- Video: telecamera ______, dalle ____:____ alle ____:____
- Scontrino / transazione n.: __________   Valore: ________ €
- Altri documenti: ______________________

Misure prese immediatamente:
______________________________________________________________

La registrazione è stata salvata separatamente? [ ] Sì  [ ] No   Dove: __________
L’incidente è stato segnalato a: [ ] Manager  [ ] Polizia  [ ] Assicurazione

Compilato da: ____________________   Ruolo: ______________
Data e ora di compilazione: ____/____/______  ____:____   Firma: ________

Alcune regole d’uso

• Compila il rapporto il prima possibile, finché i dettagli sono freschi.
• Scrivi solo i fatti, non le conclusioni: “il cassetto è rimasto aperto 40 secondi senza scontrino”, non “ha rubato”.
• Salva subito il video rilevante, prima che venga sovrascritto dal registratore.
• Conserva rapporto e video solo per il tempo necessario e limita l’accesso.

Se usi la verifica automatica, gran parte del rapporto si compila da sola: ora, cassa, scontrino e video arrivano direttamente dall’allerta. Tu aggiungi solo il contesto e la decisione.

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