Il registratore elimina automaticamente i filmati più vecchi, ma questo non basta: serve una politica chiara che stabilisca per quanto tempo si conservano le immagini, chi può visionarle e cosa succede ai video salvati in caso di incidente.
Regola principale: massimo 30 giorni
Per la videosorveglianza sul luogo di lavoro, le normative europee prevedono che il periodo di conservazione sia proporzionato allo scopo, ma non superiore a 30 giorni, salvo eccezioni previste dalla legge o casi giustificati.
Cosa significa “caso giustificato”
Ad esempio, un incidente per cui hai presentato denuncia alle autorità, una richiesta di risarcimento o una controversia con un dipendente. Il video rilevante può essere conservato per tutta la durata della procedura, ma va annotato il motivo e chi ha preso la decisione.
Modello
POLITICA DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI VIDEO [Nome azienda], [sede] 1. Scopo Le registrazioni video sono utilizzate per la prevenzione delle perdite, la protezione dei beni e la sicurezza delle persone. 2. Durata di conservazione Le registrazioni vengono conservate per un massimo di 30 giorni e cancellate automaticamente dopo tale termine. 3. Eccezioni I video relativi a un incidente (furto, ammanchi di cassa, reclami, incidenti) possono essere salvati separatamente, con l’approvazione di [ruolo], per tutta la durata della procedura (denuncia, pratica assicurativa, indagine disciplinare). Per ogni video salvato si annotano: data, motivo, persona che ha approvato e data di cancellazione prevista. 4. Accesso L’accesso alle registrazioni è consentito solo a: [ruoli / persone]. Ogni accesso viene registrato in un apposito registro. 5. Trasmissione a terzi Le registrazioni vengono trasmesse solo alle autorità competenti (Polizia, tribunale) o all’assicurazione, su richiesta scritta, e l’operazione viene annotata nel registro. 6. Cancellazione Alla scadenza, i video salvati vengono eliminati e la cancellazione viene registrata. 7. Responsabile Responsabile dell’applicazione della politica: [nome, ruolo, contatto]. Data approvazione: ____/____/______ Approvato da: ____________________
Come applicarla ogni giorno
- Imposta il registratore per sovrascrivere automaticamente i video più vecchi di 30 giorni.
- Tieni un registro semplice per i video salvati e per ogni accesso effettuato.
- Rivedi mensilmente i video salvati ed elimina quelli non più necessari.
La politica di conservazione fa parte dei documenti che prepariamo all’avvio della collaborazione, insieme all’informativa per i dipendenti e alla DPIA. Vedi anche il checklist GDPR.
Il modello è indicativo e va adattato alla situazione della tua azienda. Non costituisce consulenza legale.
Domande frequenti
Posso conservare tutte le registrazioni per più di 30 giorni, per maggiore sicurezza?
No. La conservazione generalizzata oltre i 30 giorni non è consentita per la videosorveglianza sul lavoro. Solo i video relativi a incidenti specifici possono essere mantenuti più a lungo, con motivazione scritta.
Devo annotare chi visiona le registrazioni?
È una buona pratica e ti aiuta a dimostrare che l’accesso è controllato, come richiesto dal principio di responsabilità del GDPR.
Vedi anche: Farmacie · Retail e supermercati · Calcolatore delle perdite
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