Inspelaren raderar automatiskt gamla bilder, men det räcker inte som lagringspolicy. Policyn ska tydligt ange hur länge materialet sparas, vem som får se det och vad som gäller för klipp som sparas vid incidenter.
Grundregel: max 30 dagar
Vid videomonitorering på arbetsplatsen gäller att lagringstiden ska vara proportionerlig och aldrig överstiga 30 dagar, enligt nationella anställnings- och dataskyddsregler, utom i särskilt reglerade eller motiverade fall.
Vad innebär ”särskilt motiverat fall”
Till exempel ett ärende där du gjort en polisanmälan, ett skadekrav eller en tvist med en anställd. Det relevanta klippet får sparas så länge ärendet pågår, men anledning och beslutsfattare ska dokumenteras.
Exempelmall
POLICY FÖR LAGRING AV VIDEOINSPELNINGAR [Företagsnamn], [plats] 1. Syfte Videoinspelningar används för att förebygga förluster, skydda egendom och öka tryggheten. 2. Lagringstid Inspelningar sparas högst 30 dagar och raderas automatiskt därefter. 3. Undantag Klipp kopplade till incidenter (stöld, kassadifferens, reklamation, olycka) kan sparas separat med godkännande av [befattning] under ärendets gång (anmälan, skadeärende, intern utredning). För varje sparat klipp noteras: datum, anledning, godkänd av och sista lagringsdag. 4. Åtkomst Endast [befattningar/personer] har åtkomst till inspelningar. Varje åtkomst loggas i åtkomstregistret. 5. Utlämning till tredje part Inspelningar lämnas endast ut till myndigheter (polis, domstol) eller försäkringsbolag efter skriftlig begäran och loggas i registret. 6. Radering När lagringstiden löpt ut raderas sparade klipp och detta noteras i registret. 7. Ansvarig Ansvarig för policyn: [namn, befattning, kontakt]. Godkänd datum: ____/____/______ Godkänd av: ____________________
Så gör du i praktiken
- Ställ in inspelaren så att material äldre än 30 dagar automatiskt skrivs över.
- För ett enkelt register över sparade klipp och åtkomster.
- Gå igenom sparade klipp varje månad och radera de som inte längre behövs.
Lagringspolicyn ingår i de dokument vi tar fram vid uppstarten av samarbetet, tillsammans med information till personal och DPIA. Se även GDPR-checklistan.
Mallen är vägledande och måste anpassas till ditt företags situation. Den utgör inte juridisk rådgivning.
Vanliga frågor
Kan jag spara alla inspelningar längre än 30 dagar för säkerhets skull?
Nej. Generell lagring över 30 dagar är inte tillåten för arbetsplatsövervakning. Endast klipp kopplade till konkreta incidenter får sparas längre, med skriftlig motivering.
Måste jag anteckna vem som tittar på inspelningarna?
Det är god praxis och hjälper dig visa att åtkomsten är kontrollerad, i linje med ansvarsprincipen i GDPR.
Se även: Apotek · Butik & stormarknad · Förlustkalkylatorn
Vill du veta den verkliga siffran i din verksamhet?
Boka en demonstration
