L’enregistreur supprime automatiquement les anciennes images, mais cela ne constitue pas une politique de conservation. Une politique précise la durée de conservation, qui peut accéder aux images et ce qu’il advient des extraits sauvegardés lors d’un incident.
Règle de base : 30 jours maximum
Pour la vidéosurveillance sur le lieu de travail, la réglementation européenne impose que la durée de conservation soit proportionnée à l’objectif, sans dépasser 30 jours, sauf exception prévue par la loi ou en cas de motif légitime.
Qu’est-ce qu’un « motif légitime »
Par exemple, un incident ayant fait l’objet d’une plainte auprès de la police, une réclamation d’assurance ou un litige avec un employé. L’extrait concerné peut être conservé pendant toute la durée de la procédure, à condition d’indiquer le motif et la personne ayant pris la décision.
Modèle
POLITIQUE DE CONSERVATION DES ENREGISTREMENTS VIDÉO [Nom de l’entreprise], [lieu] 1. Objectif Les enregistrements vidéo sont utilisés pour la prévention des pertes, la protection des biens et la sécurité des personnes. 2. Durée de conservation Les enregistrements sont conservés au maximum 30 jours et supprimés automatiquement à l’issue de ce délai. 3. Exceptions Les extraits liés à un incident (vol, écart de caisse, réclamation, accident) peuvent être sauvegardés séparément, avec l’accord de [fonction], pendant la durée de la procédure (plainte, dossier d’assurance, enquête disciplinaire). Pour chaque extrait sauvegardé, il faut indiquer : la date, le motif, la personne ayant approuvé et la date limite de conservation. 4. Accès Seules les personnes suivantes ont accès aux enregistrements : [fonctions / personnes]. Chaque accès est consigné dans un registre. 5. Transmission à des tiers Les enregistrements ne sont transmis qu’aux autorités (police, tribunal) ou à l’assureur, sur demande écrite, et cette transmission est consignée dans le registre. 6. Suppression À l’expiration du délai, les extraits sauvegardés sont supprimés et cette suppression est notée dans le registre. 7. Responsable Responsable de l’application de la politique : [nom, fonction, contact]. Date d’approbation : ____/____/______ Approuvé par : ____________________
Application au quotidien
- Configurez l’enregistreur pour écraser automatiquement les images de plus de 30 jours.
- Tenez un registre simple pour les extraits sauvegardés et les accès.
- Passez en revue chaque mois les extraits sauvegardés et supprimez ceux qui ne sont plus nécessaires.
La politique de conservation fait partie des documents que nous préparons dès le début de la collaboration, avec l’information des employés et la DPIA. Voir aussi le check-list GDPR.
Ce modèle est donné à titre indicatif et doit être adapté à la situation de votre entreprise. Il ne constitue pas un conseil juridique.
FAQ
Puis-je conserver toutes les images plus de 30 jours, par précaution ?
Non. La conservation générale au-delà de 30 jours n’est pas autorisée pour la surveillance sur le lieu de travail. Seuls les extraits liés à des incidents précis peuvent être conservés plus longtemps, avec un motif écrit.
Dois-je noter qui consulte les enregistrements ?
C’est une bonne pratique et cela vous permet de prouver que l’accès est contrôlé, comme l’exige le principe de responsabilité du RGPD.
Voir aussi : Pharmacies · Commerces et supermarchés · Calculateur de pertes
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