Politika uchovávání videozáznamů: vzor a pravidla

Záznamové zařízení sice automaticky maže staré záznamy, ale to samo o sobě není politikou uchovávání. Politika jasně stanovuje, jak dlouho se záznamy uchovávají, kdo k nim má přístup a co se děje s klipy uloženými kvůli incidentům.

Základní pravidlo: maximálně 30 dní

Pro kamerový dohled na pracovišti platí, že doba uchovávání musí být přiměřená účelu, ale nesmí přesáhnout 30 dní, pokud to výslovně neumožňuje zákon nebo nejde o opodstatněný případ podle národních předpisů o zaměstnanosti a ochraně dat.

Co znamená „opodstatněný případ”

Například incident, kvůli kterému jste podali oznámení na policii, reklamaci škody nebo řešíte spor se zaměstnancem. Příslušný klip lze uchovat po dobu řešení případu, ale je nutné zaznamenat důvod a osobu, která rozhodla.

Vzorový dokument

POLITIKA UCHOVÁVÁNÍ VIDEOZÁZNAMŮ
[Název firmy], [lokace]

1. Účel
Videozáznamy slouží k prevenci ztrát, ochraně majetku a bezpečnosti osob.

2. Doba uchovávání
Záznamy se uchovávají maximálně 30 dní a poté se automaticky mažou.

3. Výjimky
Klipy související s incidentem (krádež, manko na pokladně, reklamace, úraz) lze uložit zvlášť se souhlasem [pozice], po dobu řešení případu (oznámení, pojistná událost, interní šetření). U každého uloženého klipu se zaznamená: datum, důvod, schvalující osoba a datum, do kdy se uchovává.

4. Přístup
Přístup k záznamům mají pouze: [pozice / osoby]. Každý přístup se zapisuje do přístupového protokolu.

5. Předání třetím stranám
Záznamy se předávají pouze úřadům (policie, soud) nebo pojišťovně na základě písemné žádosti a zaznamenávají se v protokolu.

6. Mazání
Po uplynutí lhůty se uložené klipy smažou a smazání se zaznamená v protokolu.

7. Odpovědná osoba
Za dodržování politiky odpovídá: [jméno, pozice, kontakt].

Datum schválení: ____/____/______   Schválil: ____________________

Jak ji uplatňovat v praxi

• Nastavte záznamové zařízení tak, aby automaticky přepisovalo záznamy starší 30 dní.
• Vedení jednoduchého protokolu pro uložené klipy a přístupy.
• Každý měsíc zkontrolujte uložené klipy a smažte ty, které už nejsou potřeba.

Politika uchovávání je součástí dokumentace, kterou připravujeme při zahájení spolupráce, spolu s informováním zaměstnanců a DPIA. Podívejte se také na GDPR checklist.

Vzor je pouze orientační a je třeba jej přizpůsobit konkrétní situaci vaší firmy. Nejedná se o právní poradenství.

Viz také: Lékárny · Retail a supermarkety · Kalkulačka ztrát