El grabador elimina automáticamente las imágenes antiguas, pero eso no es una política de conservación. La política define claramente cuánto tiempo se guardan las imágenes, quién puede verlas y qué ocurre con los clips guardados por un incidente.
Regla general: máximo 30 días
Para la videovigilancia en el lugar de trabajo, la normativa europea exige que el periodo de conservación sea proporcional al objetivo, pero no superior a 30 días, salvo excepciones previstas por ley o motivos justificados.
Qué significa “motivo justificado”
Por ejemplo, un incidente por el que has presentado una denuncia ante la policía, una reclamación de daños o una disputa laboral. El clip relevante puede conservarse mientras dure el procedimiento, pero debe registrarse el motivo y la persona que lo autorizó.
Modelo
POLÍTICA DE CONSERVACIÓN DE GRABACIONES DE VÍDEO [Nombre de la empresa], [ubicación] 1. Finalidad Las grabaciones de vídeo se utilizan para la prevención de pérdidas, protección de bienes y seguridad de las personas. 2. Plazo de conservación Las grabaciones se conservan un máximo de 30 días y se eliminan automáticamente al superar este plazo. 3. Excepciones Los clips relacionados con un incidente (robo, descuadre de caja, reclamación, accidente) pueden guardarse aparte, con la aprobación de [cargo], durante el tiempo que dure el procedimiento (denuncia, expediente de daños, investigación disciplinaria). Para cada clip guardado se anotan: fecha, motivo, persona que autorizó y fecha límite de conservación. 4. Acceso Solo tienen acceso a las grabaciones: [cargos / personas]. Cada acceso se registra en el libro de accesos. 5. Cesión a terceros Las grabaciones solo se facilitan a autoridades (Policía, juzgado) o aseguradoras, previa solicitud por escrito, y se registra en el libro. 6. Eliminación Al finalizar el plazo, los clips guardados se eliminan y la eliminación se registra. 7. Responsable Responsable de la aplicación de la política: [nombre, cargo, contacto]. Fecha de aprobación: ____/____/______ Aprobado por: ____________________
Cómo aplicarla en el día a día
- Configura el grabador para sobrescribir automáticamente las imágenes de más de 30 días.
- Lleva un registro sencillo de los clips guardados y de los accesos.
- Revisa mensualmente los clips guardados y elimina los que ya no sean necesarios.
La política de conservación forma parte de la documentación que preparamos al iniciar la colaboración, junto con la información a empleados y el DPIA. Consulta también el checklist de GDPR.
El modelo es orientativo y debe adaptarse a la situación de tu empresa. No constituye asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conservar todas las grabaciones más de 30 días por seguridad?
No. La conservación general de más de 30 días no está permitida para la videovigilancia laboral. Solo los clips relacionados con incidentes concretos pueden guardarse más tiempo, con justificación escrita.
¿Debo anotar quién accede a las grabaciones?
Es una buena práctica y te ayuda a demostrar que el acceso está controlado, tal como exige el principio de responsabilidad del GDPR.
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