Der Rekorder löscht alte Aufnahmen automatisch, aber das ersetzt keine klare Aufbewahrungsrichtlinie. Die Richtlinie legt fest, wie lange Aufnahmen gespeichert werden, wer Zugriff hat und wie mit gesicherten Clips zu Vorfällen umgegangen wird.
Grundregel: maximal 30 Tage
Für Videoüberwachung am Arbeitsplatz gilt laut nationalen Datenschutz- und Arbeitsvorschriften: Die Speicherdauer muss dem Zweck angemessen sein, darf aber 30 Tage nicht überschreiten – außer in gesetzlich geregelten Fällen oder bei begründetem Ausnahmefall.
Was bedeutet „begründeter Ausnahmefall“?
Zum Beispiel ein Vorfall, für den eine Anzeige bei der Polizei, eine Schadensmeldung oder ein Streit mit einem Mitarbeiter vorliegt. Der relevante Clip darf für die Dauer des Verfahrens gespeichert werden – mit dokumentiertem Grund und verantwortlicher Person.
Vorlage
RICHTLINIE ZUR AUFBEWAHRUNG VON VIDEOAUFNAHMEN [Firmenname], [Standort] 1. Zweck Videoaufnahmen dienen der Verlustprävention, dem Schutz von Eigentum und der Sicherheit von Personen. 2. Aufbewahrungsdauer Aufnahmen werden maximal 30 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. 3. Ausnahmen Clips zu Vorfällen (Diebstahl, Kassenfehlbetrag, Reklamation, Unfall) können mit Genehmigung von [Funktion] für die Dauer des Verfahrens (Anzeige, Schadensfall, Disziplinaruntersuchung) separat gesichert werden. Für jeden gesicherten Clip werden Datum, Grund, genehmigende Person und Löschdatum dokumentiert. 4. Zugriff Zugriff auf Aufnahmen haben nur: [Funktionen / Personen]. Jeder Zugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt. 5. Weitergabe an Dritte Aufnahmen werden nur auf schriftliche Anfrage an Behörden (Polizei, Gericht) oder Versicherer weitergegeben und im Protokoll dokumentiert. 6. Löschung Nach Ablauf der Frist werden gesicherte Clips gelöscht und die Löschung protokolliert. 7. Verantwortlicher Verantwortlich für die Umsetzung der Richtlinie: [Name, Funktion, Kontakt]. Genehmigungsdatum: ____/____/______ Genehmigt von: ____________________
So setzen Sie es im Alltag um
- Stellen Sie den Rekorder so ein, dass Aufnahmen älter als 30 Tage automatisch überschrieben werden.
- Führen Sie ein einfaches Protokoll für gesicherte Clips und Zugriffe.
- Überprüfen Sie monatlich die gesicherten Clips und löschen Sie, was nicht mehr benötigt wird.
Die Aufbewahrungsrichtlinie ist Teil der Unterlagen, die wir zu Beginn der Zusammenarbeit erstellen – zusammen mit der Mitarbeiterinformation und der Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA). Siehe auch die GDPR-Checkliste.
Die Vorlage ist ein Beispiel und muss an die Situation Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.
Häufige Fragen
Darf ich alle Aufnahmen länger als 30 Tage speichern – zur Sicherheit?
Nein. Eine generelle Speicherung über 30 Tage ist für die Überwachung am Arbeitsplatz nicht erlaubt. Nur Clips zu konkreten Vorfällen dürfen mit schriftlicher Begründung länger aufbewahrt werden.
Muss ich dokumentieren, wer die Aufnahmen ansieht?
Das ist eine gute Praxis und hilft Ihnen, den kontrollierten Zugriff nachzuweisen – wie es das Verantwortlichkeitsprinzip der DSGVO verlangt.
Siehe auch: Apotheken · Einzelhandel & Supermärkte · Verlustrechner
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