Vorlage für einen Vorfallbericht (kostenloses Muster)

Wenn etwas passiert – sei es ein Kassenfehlbetrag, Diebstahl oder eine Beschwerde – zählen die ersten Stunden. Ein sofort schriftlich erstellter Bericht mit genauer Uhrzeit und Verweis auf die Aufzeichnung spart später Zeit: bei der Polizei, der Versicherung oder im Gespräch mit dem Mitarbeitenden.

Was einen guten Bericht ausmacht

• Genaues Datum, Uhrzeit und Ort (Standort, Kasse, Raum).
• Kurze, sachliche Beschreibung des Vorfalls – ohne Annahmen.
• Wer war beteiligt und wer hat den Vorfall beobachtet.
• Welche Beweise gibt es: Videoclip (mit Start- und Endzeit), Beleg, Kassenbericht.
• Welche Sofortmaßnahmen wurden ergriffen.
• Wer hat den Bericht wann ausgefüllt.

Vorlage

Kopieren Sie die folgende Vorlage und füllen Sie sie für jeden Vorfall aus. Sie können sie als internes Dokument zusammen mit der gespeicherten Aufzeichnung aufbewahren.

VORFALLBERICHT Nr. ____

Standort: ______________________   Kasse / Bereich: __________
Datum: ____/____/______   Beginn: ____:____   Ende: ____:____

Art des Vorfalls (ankreuzen):
[ ] Kassenfehlbetrag       [ ] Ware ohne Beleg ausgegeben     [ ] Verdächtige Stornierung
[ ] Diebstahl durch Kunde  [ ] Diebstahl durch Mitarbeiter    [ ] Beschwerde / Schaden
[ ] Sonstiges: ____________________

Beschreibung (Fakten, keine Annahmen):
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Beteiligte Personen (Name / Funktion):
______________________________________________________________
Zeugen:
______________________________________________________________

Beweise:
- Videoclip: Kamera ______, von ____:____ bis ____:____
- Beleg / Transaktion Nr.: __________   Betrag: ________ €
- Weitere Dokumente: ______________________

Sofortmaßnahmen:
______________________________________________________________

Wurde die Aufzeichnung separat gespeichert? [ ] Ja  [ ] Nein   Wo: __________
Vorfall gemeldet an: [ ] Manager  [ ] Polizei  [ ] Versicherung

Ausgefüllt von: ____________________   Funktion: ______________
Datum und Uhrzeit der Ausfüllung: ____/____/______  ____:____   Unterschrift: ________

Einige Anwendungstipps

• Füllen Sie den Bericht möglichst zeitnah aus, solange die Details noch frisch sind.
• Schreiben Sie Fakten, keine Schlussfolgerungen: „Die Kassenschublade war 40 Sekunden ohne Beleg geöffnet“, nicht „hat gestohlen“.
• Speichern Sie den relevanten Clip sofort, bevor er vom Rekorder überschrieben wird.
• Bewahren Sie Bericht und Clip nur so lange wie nötig auf und beschränken Sie den Zugriff darauf.

Wenn Sie die automatische Überprüfung nutzen, werden viele Felder im Bericht automatisch ausgefüllt: Uhrzeit, Kasse, Beleg und Clip kommen direkt aus der Alarmmeldung. Sie ergänzen nur Kontext und Entscheidung.

Siehe auch: Einzelhandel & Supermärkte · Fast Food · Verlustrechner