Modelo de relatório de incidente (modelo gratuito)

Quando acontece algo — seja uma diferença no caixa, um furto ou uma reclamação — as primeiras horas são cruciais. Um relatório escrito na hora, com o horário exato e referência à gravação, poupa-lhe tempo mais tarde, seja com a Polícia, a seguradora ou numa conversa com o colaborador.

O que deve conter um bom relatório

• Data, hora e local exatos (localização, caixa, sala).
• O que aconteceu, descrito de forma breve e objetiva, sem suposições.
• Quem esteve envolvido e quem testemunhou o incidente.
• Que provas existem: vídeo (com hora de início e fim), talão, relatório de caixa.
• Que medidas foram tomadas de imediato.
• Quem preencheu o relatório e quando.

Modelo

Copie o modelo abaixo e preencha para cada incidente. Pode guardá-lo como documento interno, juntamente com a gravação.

RELATÓRIO DE INCIDENTE nº ____

Localização: ______________________   Caixa / zona: __________
Data: ____/____/______   Hora de início: ____:____   Hora de fim: ____:____

Tipo de incidente (assinale):
[ ] Diferença no caixa       [ ] Produto entregue sem talão     [ ] Anulação suspeita
[ ] Furto por cliente        [ ] Furto por colaborador          [ ] Reclamação / dano
[ ] Outro: ____________________

Descrição (factos, sem suposições):
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Pessoas envolvidas (nome / função):
______________________________________________________________
Testemunhas:
______________________________________________________________

Provas:
- Vídeo: câmara ______, das ____:____ às ____:____
- Talão / transação nº: __________   Valor: ________ €
- Outros documentos: ______________________

Medidas tomadas de imediato:
______________________________________________________________

A gravação foi guardada separadamente? [ ] Sim  [ ] Não   Onde: __________
O incidente foi comunicado a: [ ] Gestor  [ ] Polícia  [ ] Seguradora

Preenchido por: ____________________   Função: ______________
Data e hora de preenchimento: ____/____/______  ____:____   Assinatura: ________

Algumas regras de utilização

• Preencha o relatório o mais rápido possível, enquanto os detalhes ainda estão frescos.
• Registe factos, não conclusões: “a gaveta esteve aberta durante 40 segundos sem talão”, não “houve furto”.
• Guarde imediatamente o vídeo relevante, antes que seja sobrescrito pelo gravador.
• Mantenha o relatório e o vídeo apenas pelo tempo necessário e restrinja o acesso a eles.

Se utilizar a verificação automática, grande parte do relatório é preenchida automaticamente: hora, caixa, talão e vídeo vêm diretamente do alerta. Só precisa acrescentar o contexto e a decisão.

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