O gravador apaga automaticamente as imagens antigas, mas isso não substitui uma política de retenção. A política define claramente por quanto tempo as imagens são guardadas, quem pode visualizá-las e o que acontece com os vídeos salvos em caso de incidente.
Regra principal: máximo 30 dias
Para videovigilância no local de trabalho, as regras nacionais de proteção de dados determinam que o período de armazenamento deve ser proporcional ao objetivo, mas nunca superior a 30 dias, salvo exceções previstas em lei ou motivos devidamente justificados.
O que significa “motivo devidamente justificado”
Por exemplo, um incidente para o qual foi apresentada uma queixa à polícia, um pedido de indemnização ou um litígio com um colaborador. O vídeo relevante pode ser guardado enquanto durar o processo, mas é obrigatório registar o motivo e quem tomou a decisão.
Modelo
POLÍTICA DE RETENÇÃO DE GRAVAÇÕES DE VÍDEO [Nome da empresa], [localização] 1. Objetivo As gravações de vídeo são utilizadas para prevenção de perdas, proteção de bens e segurança de pessoas. 2. Prazo de retenção As gravações são mantidas por no máximo 30 dias e eliminadas automaticamente após esse período. 3. Exceções Vídeos relacionados a incidentes (roubo, diferença de caixa, reclamação, acidente) podem ser guardados separadamente, com aprovação de [cargo], durante o processo (queixa, pedido de indemnização, investigação disciplinar). Para cada vídeo salvo, registe: data, motivo, responsável pela aprovação e data limite de retenção. 4. Acesso Apenas têm acesso às gravações: [cargos / pessoas]. Cada acesso deve ser registado no livro de acessos. 5. Partilha com terceiros As gravações só são partilhadas com autoridades (polícia, tribunal) ou seguradora, mediante pedido escrito, e o envio é registado. 6. Eliminação Após o prazo, os vídeos guardados são eliminados e o registo da eliminação é feito no livro. 7. Responsável Responsável pela aplicação da política: [nome, cargo, contacto]. Data de aprovação: ____/____/______ Aprovado por: ____________________
Como aplicar no dia a dia
- Configure o gravador para sobrescrever automaticamente imagens com mais de 30 dias.
- Mantenha um registo simples dos vídeos salvos e dos acessos realizados.
- Revise mensalmente os vídeos guardados e elimine os que já não são necessários.
A política de retenção faz parte dos documentos preparados no início da colaboração, juntamente com a informação aos colaboradores e o DPIA. Veja também o checklist GDPR.
O modelo é apenas um exemplo e deve ser adaptado à realidade da sua empresa. Não constitui aconselhamento jurídico.
Perguntas frequentes
Posso guardar todas as gravações por mais de 30 dias, por segurança?
Não. O armazenamento geral superior a 30 dias não é permitido para monitorização no local de trabalho. Apenas vídeos relacionados com incidentes concretos podem ser mantidos por mais tempo, com justificação escrita.
Preciso registar quem vê as gravações?
É uma boa prática e ajuda a demonstrar que o acesso é controlado, conforme exige o princípio da responsabilidade do GDPR.
Veja também: Farmácias · Retalho e supermercados · Calculadora de perdas
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