Υπόδειγμα αναφοράς περιστατικού (δωρεάν πρότυπο)

Όταν συμβαίνει κάτι, είτε πρόκειται για έλλειμμα στο ταμείο, κλοπή ή παράπονο, οι πρώτες ώρες είναι κρίσιμες. Μια γραπτή αναφορά άμεσα, με ακριβή ώρα και αναφορά στο σχετικό βίντεο, σου εξοικονομεί χρόνο αργότερα — στην αστυνομία, στην ασφαλιστική ή σε συζήτηση με τον εργαζόμενο.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια καλή αναφορά

• Ημερομηνία, ώρα και ακριβές σημείο (τοποθεσία, ταμείο, δωμάτιο).
• Τι συνέβη, περιγραφή σύντομη και αντικειμενική, χωρίς υποθέσεις.
• Ποιοι ενεπλάκησαν και ποιος παρατήρησε το περιστατικό.
• Τι αποδεικτικά υπάρχουν: βίντεο (με ώρα έναρξης και λήξης), απόδειξη, αναφορά ταμείου.
• Τι άμεσα μέτρα λήφθηκαν.
• Ποιος συμπλήρωσε την αναφορά και πότε.

Το πρότυπο

Αντέγραψε το παρακάτω μοντέλο και συμπλήρωσέ το για κάθε περιστατικό. Μπορείς να το κρατήσεις ως εσωτερικό έγγραφο, μαζί με το αποθηκευμένο βίντεο.

ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΟΥ αρ. ____

Τοποθεσία: ______________________   Ταμείο / ζώνη: __________
Ημερομηνία: ____/____/______   Ώρα έναρξης: ____:____   Ώρα λήξης: ____:____

Τύπος περιστατικού (επίλεξε):
[ ] Έλλειμμα ταμείου       [ ] Παράδοση προϊόντος χωρίς απόδειξη     [ ] Ύποπτη ακύρωση
[ ] Κλοπή πελάτη         [ ] Κλοπή υπαλλήλου               [ ] Παράπονο / ζημιά
[ ] Άλλο: ____________________

Περιγραφή (γεγονότα, χωρίς υποθέσεις):
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Εμπλεκόμενα άτομα (όνομα / θέση):
______________________________________________________________
Μάρτυρες:
______________________________________________________________

Αποδεικτικά:
- Βίντεο: κάμερα ______, από ____:____ έως ____:____
- Απόδειξη / συναλλαγή αρ.: __________   Ποσό: ________ €
- Άλλα έγγραφα: ______________________

Άμεσα μέτρα:
______________________________________________________________

Το βίντεο αποθηκεύτηκε ξεχωριστά; [ ] Ναι  [ ] Όχι   Πού: __________
Το περιστατικό αναφέρθηκε σε: [ ] Υπεύθυνο  [ ] Αστυνομία  [ ] Ασφαλιστική

Συμπληρώθηκε από: ____________________   Θέση: ______________
Ημερομηνία & ώρα συμπλήρωσης: ____/____/______  ____:____   Υπογραφή: ________

Μερικοί βασικοί κανόνες

• Συμπλήρωσε την αναφορά όσο πιο γρήγορα γίνεται, όσο οι λεπτομέρειες είναι φρέσκες.
• Κατέγραψε γεγονότα, όχι συμπεράσματα: «το συρτάρι έμεινε ανοιχτό για 40 δευτερόλεπτα χωρίς απόδειξη», όχι «έκλεψε».
• Αποθήκευσε άμεσα το σχετικό βίντεο, πριν διαγραφεί από το καταγραφικό.
• Κράτησε την αναφορά και το βίντεο μόνο όσο χρειάζεται και περιόρισε την πρόσβαση.

Αν χρησιμοποιείς αυτόματο έλεγχο, μεγάλο μέρος της αναφοράς συμπληρώνεται αυτόματα: ώρα, ταμείο, απόδειξη και βίντεο έρχονται απευθείας από την ειδοποίηση. Εσύ προσθέτεις μόνο το πλαίσιο και την απόφαση.

Δες επίσης: Λιανική & σούπερ μάρκετ · Fast-food · Υπολογιστής απωλειών