Poradnik: monitoring wizyjny w miejscu pracy

Podstawa prawna

W Europie stosowanie kamer w miejscu pracy reguluje Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (GDPR) oraz krajowe przepisy dotyczące zatrudnienia i ochrony danych. Przepisy te określają zasady monitorowania pracowników za pomocą systemów wizyjnych.

Pięć kluczowych warunków

Monitoring wizyjny jest dozwolony w uzasadnionym interesie pracodawcy tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie poniższe warunki:

1. Uzasadniony interes, który przeważa nad interesami i prawami pracowników.
2. Pełna i jasna informacja przekazana pracownikom przed uruchomieniem systemu.
3. Konsultacja ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników – przed wdrożeniem monitoringu.
4. Brak mniej inwazyjnych alternatyw, które wcześniej okazałyby się skuteczne.
5. Ograniczony czas przechowywania, proporcjonalny do celu – maksymalnie 30 dni, z wyjątkami przewidzianymi przez prawo lub odpowiednio uzasadnionymi.

Ocena skutków (DPIA)

Systematyczny monitoring może wymagać przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) zgodnie z art. 35 GDPR. Dokument ten opisuje cel, ryzyka dla pracowników oraz środki minimalizujące te ryzyka.

Jakie dokumenty przygotować

• pisemna informacja dla pracowników, potwierdzona podpisem;
• regulamin wewnętrzny dotyczący monitoringu wizyjnego;
• ocena skutków (DPIA), jeśli jest wymagana;
• tablice informacyjne przy wejściu do monitorowanych stref;
• rejestr czynności przetwarzania danych.

Czego nie wolno

• kamery w szatniach, toaletach lub pomieszczeniach socjalnych;
• wykorzystywanie nagrań w innym celu niż zadeklarowany;
• przechowywanie nagrań dłużej niż ustalony okres bez uzasadnienia.

Jak działa Vigilessa

Nie stosujemy rozpoznawania twarzy. Zdarzenia są powiązane z kasą i zmianą. Nagrania są automatycznie usuwane po maksymalnie 30 dniach, z wyjątkiem incydentów, które zdecydujesz się zachować. Przygotowujemy wzory dokumentów przed uruchomieniem systemu.

Ten poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku konkretnych pytań skonsultuj się z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.