1. Partijen en rollen
Klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor de data uit zijn locaties: videobeelden en verkoopgegevens. SYNTRANOVA AL LTD is de verwerker, die deze uitsluitend verwerkt namens de klant en volgens diens schriftelijke instructies.
2. Doel van de verwerking
Automatische analyse van camerabeelden van de klant en koppeling met transacties uit het kassasysteem, om afwijkingen te detecteren, waarschuwingen te versturen en rapporten te genereren.
3. Betrokkenen en datacategorieën
- betrokkenen: medewerkers van de klant, klanten en bezoekers die door de camera’s worden vastgelegd, personen aangewezen om meldingen te ontvangen;
- gegevens: beelden en videoclips, transactiegegevens (producten, bedragen, tijdstip, kassa, dienst), telefoonnummers en e-mailadressen van ontvangers van meldingen;
- wij verwerken geen bijzondere categorieën van gegevens en maken geen gebruik van gezichtsherkenning of biometrische identificatie.
4. Duur en bewaartermijn
De verwerking duurt zolang het contract loopt. Beelden worden geanalyseerd op een apparaat op locatie van de klant; buiten incidenten bewaren wij deze niet. Incidentclips worden bewaard zolang de klant bepaalt, standaard maximaal 30 dagen, behalve als de klant ze langer wil bewaren om een geldige reden. Bij beëindiging van het contract verwijderen of retourneren wij de gegevens, naar keuze van de klant.
5. Onze verplichtingen
- wij verwerken gegevens alleen volgens de schriftelijke instructies van de klant;
- personen met toegang tot de data zijn tot geheimhouding verplicht;
- wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 GDPR): lokale verwerking, versleuteling tijdens transport, rolgebaseerde toegang, logging van toegang;
- wij ondersteunen de klant bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij impactanalyses;
- wij informeren de klant onverwijld over elke datalek;
- wij stellen de benodigde informatie beschikbaar om compliance aan te tonen en staan redelijke audits toe.
6. Subverwerkers
De klant geeft ons een algemene toestemming om leveranciers te gebruiken in de volgende categorieën: hosting binnen de Europese Unie, video- en taalherkenningstechnologieën, communicatie (WhatsApp, telefonie, e-mail) en notificaties. Wij leggen hen dezelfde verplichtingen op inzake gegevensbescherming. Een lijst met namen is op verzoek beschikbaar; bij wijzigingen informeren wij de klant vooraf, met mogelijkheid tot bezwaar.
7. Doorgiften
Indien een leverancier gegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend met de waarborgen uit hoofdstuk V van de GDPR.
8. Contact
Voor de volledige DPA of vragen: legal@vigilessa.com.
Vragen over dit document? Mail ons op legal@vigilessa.com.